Taken en verantwoordelijkheden

Wie is de operationele multifunctional die onze Stafdienst komt versterken?

Je bent het vlotte aanspreekpunt voor de stafdienst en de praktische rechterhand van het afdelingshoofd. Je bent een vlotte communicator en beslagen in het actief beheer van mails in Outlook en documenten in Sharepoint en One Note. Met je sterke aanwezigheid op de werkvloer sta je steeds klaar om collega’s te helpen en met jouw kritische blik op de bestaande processen, breng je graag verbeteringen aan.

Kortom: ben je een organisatorische duizendpoot en op zoek naar een nieuwe uitdaging?
Dan willen we graag zo snel mogelijk kennismaken!

Je bent verantwoordelijk voor het algemeen secretariaat van de Stafdienst. Zo beheer je het generieke mailadres van de afdeling en andere inkomende post. Je bent contact- en aanspreekpunt voor heel wat afdelingsoverschrijdende initiatieven en bevragingen. Je coördineert informatie, die je verzamelt bij de verschillende teams van de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opslag van diverse documenten en dossierstromen. Je staat in voor eenvoudige boekhoudkundige verrichtingen en brengt declaraties in. Je werkt steeds nauwgezet en leert van fouten.

Je bent een verbindende figuur binnen de afdeling. Je houdt de vinger aan de pols, je weet wat er leeft en signaleert knelpunten. Je kan zelfstandig werken en neemt initiatief om oplossingen en verbeteringen te realiseren. Je draagt bij tot een vlotte en efficiënte administratieve (samen)werking.

Je ondersteunt het afdelingshoofd van de Stafdienst. Je anticipeert, ontzorgt hem en neemt hem organisatorisch en administratief werk uit handen. Je volgt de uitvoering van beslissingen en opdrachten van het afdelingshoofd op. Je beheert zijn agenda, boekt vergaderingen in en regelt de praktische aspecten. Je overlegt hiertoe frequent met het afdelingshoofd.

Je beheert vertrouwelijke documenten, zoals personeelsdossiers en evaluatiedocumenten. Je bent het aanspreekpunt inzake personeelsaangelegenheden bij het team Human Resources van de afdeling Organisatie.

Je ondersteunt de secretaris van de managementorganen van het beleidsdomein en het departement: de Directieraad, het Managementcomité en de Beleidsraad. Je neemt hem organisatorisch en administratief werk uit handen. Je plaatst documenten in Sharepoint en OneNote, boekt vergaderingen en regelt de praktische aspecten.

Je takenpakket is breed, boeiend en afwisselend. Je bent een echte duizendpoot en je ondersteuning maakt een verschil voor de gehele afdeling.

Profiel kandidaat

  • Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting.
  • Je hebt bij voorkeur minstens één jaar ervaring in een functie waarbij kwaliteit en opvolging van documenten en termijnen centraal staan. 
  • Je hebt administratief-organisatorische vaardigheden:
    Kennis van agendabeheer, informatiestromen, documentbeheer
    Basis administratief-organisatorische vaardigheden 
    Zeer nauwkeurig in administratie en het opvolgen van deadlines
  • Je bent zeer aanspreekbaar, vlot in omgang met collega’s binnen en buiten de entiteit en hebt een vlotte pen.
  • Je kan vlot overweg met courante software (Word, Excel, outlook, OneNote, SharePoint, MS Teams …) of je kan je die vlot eigen maken.
  • Kennis van de werking van de Vlaamse overheid, de activiteiten van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken is een pluspunt.

Geboden wordt

Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie – contract onbepaalde duur – ruime opleidings- en ontplooiingskansen – 35 dagen verlof en vrijaf tussen Kerst en nieuwjaar – gratis woon- werkverkeer met het openbaar vervoer – maaltijdcheques – hospitalisatieverzekering - glijdende werkuren - mogelijkheid tot telewerk 

Je bruto salaris bedraagt minimaal € 2.419,99 (0 jaar ervaring - salarisschaal B111) en relevante privé-ervaring of ervaring als zelfstandige kan onder bepaalde voorwaarden verloond worden. 

Meer informatie over deze financiële en sociale voordelen kan je terugvinden via de website www.werkenvoorvlaanderen.be.
 

Meer informatie

Solliciteren kan tot en met 7 maart 2021 door je CV en motivatiebrief in te sturen via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht.

Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met

 

  • Jan Hemelaer
  • Afdelingshoofd
  • Tel. 0499 69 82 29
  • E-mail: jan.hemelaer@mow.vlaanderen.be

Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden en selectieprocedure kun je contact opnemen met

  • Yasmine Bauters
  • Intern consultant HRM – selectiedeskundige, afdeling Organisatie
  • Tel. 02 553 72 63
  • E-mail: yasmine.bauters@mow.vlaanderen.be

Solliciteren?
Solliciteer direct via onderstaande button.

 

Synoniemen jobtitel

management assistant directiesecretaresse

Solliciteren kost slechts enkele minuten.

Hier ga je werken: MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN


Mobiliteit en Openbare werken is een onderdeel van de Vlaamse overheid, bevoegd voor zowat alles wat met verkeer, mobiliteit, waterwegen, infrastructuur en openbare werken te maken heeft.
Er werken heel wat ingenieurs en technische bachelors in uiteenlopende vakgebieden: grote infrastructuurwerken, verkeersveiligheid, wegenbouw, ontwerp en bouw van bruggen en sluizen, geotechniek, verkeerskunde, haven- en waterbeleid en nog veel meer.
Maa...

Ik wil meer weten over MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN